Workflows

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Überblick

Workflows in nuwacom automatisieren wiederkehrende Prozesse. Erforderliche Schritte werden einmal definiert und anschließend nacheinander ausgeführt. Agenten, Logik, Integrationen, und externe Tools können innerhalb eines Workflows ausgeführt werden. Ein Workflow kann im Chat beschrieben werden. nuwacom erstellt daraus einen mehrstufigen Workflow, der Aktionen, Logik, und externe Systeme verbindet. Der visuelle Editor hält jeden Schritt anpassbar, erweiterbar, und transparent. Vorgeschlagene Prompts bieten einen Einstieg für häufige Workflow-Szenarien. Sie helfen, wiederkehrende Anwendungsfälle zu erfassen und in editierbare Workflow-Strukturen umzuwandeln.

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Hauptvorteile

• Wiederkehrende Prozesse mit definierten Schritten automatisieren.
• Agenten, Logik, Integrationen, und externe Tools in einem Workflow kombinieren.
• Ergebnisse aus früheren Workflow-Schritten in späteren Schritten wiederverwenden.
• Manuelle Freigaben einfügen, bevor ein Workflow fortgesetzt wird.
• Wiederverwendbare Outputs wie Dokumente, E-Mail-Entwürfe, gestaltete Dokumente, und Slides erstellen.

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Wofür Workflows genutzt werden können

Workflows eignen sich, wenn Aufgaben regelmäßig wiederkehren, einer klaren Struktur folgen, oder mehrere Systeme zusammenarbeiten sollen. Typische Anwendungsfälle sind das Erstellen und Prüfen von Reports, das Überwachen eingehender Daten, das Versenden automatisierter E-Mails, die Verarbeitung von Kundeneingaben, Rechercheprozesse, und Zusammenfassungen. Tasks eignen sich für spontane Arbeit im Chat. Workflows eignen sich für wiederkehrende, automatisierte Prozesse mit festen Schritten.

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Komponenten eines Workflows

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Trigger

Trigger starten einen Workflow. Ein Workflow kann manuell oder automatisch starten, sobald ein definiertes Ereignis eintritt. Häufige Trigger-Typen sind manuelle Trigger, Formularübermittlungen, und geplante Trigger. Geplante Workflows können tägliche Reports, wöchentliche Meeting-Zusammenfassungen, oder monatliche Datenanalysen erstellen.

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Knoten

Knoten sind einzelne Schritte innerhalb eines Workflows. Jeder Knoten führt eine bestimmte Aktion aus. Typische Knoten-Aktionen sind das Ausführen eines Agenten, das Verarbeiten von Daten, das Transformieren von Daten, das Aufrufen einer externen API, das Senden einer E-Mail, und das Anwenden logischer Bedingungen. Knoten lassen sich verbinden, um einfache Automationen oder komplexe mehrstufige Workflows zu erstellen.

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Logiksteuerung

Logiksteuerung definiert, wie Workflow-Schritte ausgeführt werden. Dadurch kann sich der Workflow an eingehende Daten anpassen. Unterstützte Controls umfassen If/Else-Bedingungen, Loops, und parallele Schritte. If/Else-Bedingungen bestimmen den nächsten Pfad. Loops wiederholen Aktionen für mehrere Elemente. Parallele Schritte führen Aufgaben gleichzeitig aus.

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Agenten

Agenten können als Workflow-Schritte ausgeführt werden. Sie können Inhalte generieren, Daten analysieren, Dokumente zusammenfassen, Recherchen durchführen, und Entscheidungen treffen. Agenten-Ergebnisse können an weitere Agenten übergeben werden. Dadurch entstehen Multi-Agenten-Automationen innerhalb eines Workflows. Beispiel: Ein Agent erstellt eine Stellenbeschreibung. Ein zweiter Agent prüft und verfeinert sie. Das finale Ergebnis wird per E-Mail versendet.

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Integrationen

Integrationen verbinden Workflows mit externen Tools und Diensten. Beispiele sind E-Mail-Dienste, externe APIs über HTTP-Requests, und angebundene Datensysteme. So können Workflows Daten automatisch zwischen Systemen bewegen.

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Output

Workflow-Output-Knoten erstellen wiederverwendbare nuwacom Inhalte am Ende eines Workflows. Dazu gehören Dokumente, E-Mail-Entwürfe, und Slides. Outputs können in der Wissensdatenbank gespeichert werden. Optional lässt sich das Ergebnis an ein Projekt anhängen.

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Workflows prüfen und überwachen

Manuelle Freigabeschritte pausieren einen Workflow, bis ein Ergebnis geprüft, genehmigt, oder abgelehnt wurde. Die Workflow-Ansicht zeigt den aktuellen Ausführungsstatus und unterstützt die Detailanalyse einzelner Runs. Die Workflow-Ansicht ermöglicht außerdem folgende Aktionen.

• Ergebnisse einzelner Schritte prüfen.
• Fehler erkennen und analysieren.
• Frühere Workflow-Runs prüfen.
• Prüfen, wie manuelle Freigabeentscheidungen den Workflow beeinflussen.

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Workflow erstellen

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Erste Version im Chat erstellen

1. Chat öffnen.
2. Aufgabe „Workflow erstellen” auswählen.
3. Beschreiben, was der Workflow tun soll. Ziel, zu verarbeitende Informationen, und finale Aktion angeben.
   Beispielprompt: „Erstelle einen Workflow, der mich bei der Planung meiner täglichen Aufgaben unterstützt. Analysiere meinen Kalender und schlage unter Berücksichtigung meiner Verfügbarkeit und der jeweiligen Fristen geeignete Zeitfenster vor.“
4. Prompt senden.
5. nuwacom erstellt den mehrstufigen Workflow automatisch.

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Workflow im Workflow Builder prüfen

1. Workflow im Workflow Builder öffnen.
2. Workflow-Struktur auf der Canvas prüfen.
3. Verbindungen zwischen den Komponenten prüfen.
4. Prüfen, wo Logik, Agenten, oder Integrationen verwendet werden.
5. Fehlende Schritte oder vorhandene Konfigurationen anpassen.
6. Workflow vor dem produktiven Einsatz testen.

Tests prüfen, ob alle Schritte korrekt ausgeführt werden. Sie bestätigen außerdem, ob die Ergebnisse dem erwarteten Ergebnis entsprechen.

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Workflow ausführen

1. „Run” oben rechts auswählen.
2. Ausführung im „Run Progress”-Panel verfolgen und den Status jedes Schritts prüfen.
3. Statusfarben beachten:
   • Grün bedeutet abgeschlossen
   • Lila bedeutet laufend
   • Grau bedeutet nicht gestartet
   • Rot bedeutet fehlgeschlagen oder abgebrochen.
4. Um einen Schritt erweitern, um Details oder Fehlermeldungen zu sehen.
5. Ergebnisse prüfen und bestätigen, dass alle Schritte und Outputs korrekt sind.

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Workflow veröffentlichen

Nach erfolgreichem Test und Prüfung kann die Version veröffentlicht werden. Dadurch steht der Workflow für den produktiven Einsatz bereit.

1. Menü neben „Draft” öffnen.
2. „Publish Version” auswählen.

Der Workflow steht jetzt für den produktiven Einsatz bereit.

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nuwacom Trigger

nuwacom-native Workflow-Trigger starten veröffentlichte Workflows automatisch, wenn definierte Ereignisse in nuwacom auftreten. Dadurch sind keine manuellen Starts, externen Webhooks, oder Drittanbieter-Integrationen erforderlich. Beispiele sind das Erstellen einer Meeting-Notiz oder der Abschluss einer Dateiverarbeitung in der Wissensdatenbank. Trigger-Daten stehen späteren Workflow-Schritten und AI Agenten zur Verfügung.

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Hauptvorteile

• Workflows starten, sobald das konfigurierte Ereignis eintritt.
• Workflow-Runs über Filter auf relevante Ereignisse begrenzen.
• Agenten mit den Daten versorgen, die den Workflow ausgelöst haben.
• Interne Ereignisse ohne externe Verbindungen konfigurieren.
• Verfügbare Trigger-Felder im Variable Picker anzeigen.

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Unterstützte Anwendungsfälle

• Einen veröffentlichten Workflow starten, wenn eine neue Meeting-Notiz erstellt wird.
• Einen Workflow starten, wenn eine Datei fertig verarbeitet wurde.
• Einen Trigger auf Dateien beschränken, die einem bestimmten Wissensdatenbank-Ordner hinzugefügt wurden.
• Ereignisdetails an nachgelagerte Workflow-Schritte und AI Agenten übergeben.
• Trigger-Daten über den integrierten Variable Picker referenzieren.

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Beispiel

Ein Workflow kann automatisch starten, wenn eine Datei in einem ausgewählten Wissensdatenbank-Ordner fertig verarbeitet wurde. Danach kann der Workflow die Dateidetails an einen AI Agenten zur Klassifizierung, Zusammenfassung, oder weiteren Verarbeitung übergeben.

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nuwacom Outputs

Workflow-Output-Knoten erstellen wiederverwendbare nuwacom Inhalte automatisch. Ein Workflow kann Dokumente, E-Mail-Entwürfe, gestaltete Dokumente, oder Slides erstellen, statt mit einer Textantwort zu enden. Generierte Inhalte können direkt in der Wissensdatenbank gespeichert und an ein Projekt angehängt werden. Workflow-Ergebnisse bleiben für spätere Arbeit und spätere Workflow-Schritte verfügbar.

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Hauptvorteile

• Fertige Ergebnisse direkt aus Workflow-Resultaten erstellen.
• Manuelles Kopieren zwischen Tools reduzieren.
• Einheitliche Schreib-, Formatierungs-, und Markenrichtlinien anwenden.
• Outputs im richtigen Wissensdatenbank-Ordner oder Projekt speichern.
• Generierte Inhalte in späteren Workflow-Schritten wiederverwenden.
• Unnötige Duplikate beim erneuten Ausführen eines Output-Schritts vermeiden.

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Was Workflow-Output-Knoten erstellen können

Workflow-Output-Knoten können HTML-Dokumente, Plain-Text-Dokumente, E-Mail-Entwürfe, Slides, und gestaltete Dokumente mit ausgewählten Skills und gebündelten Assets erstellen. Der Knoten kann neue Inhalte generieren oder den Output eines früheren Schritts unverändert speichern.

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Wann Workflow-Output-Knoten verwendet werden

Workflow-Output-Knoten eignen sich für wiederkehrende Prozesse, die wiederverwendbare Inhalte erzeugen. Relevante Szenarien sind Zusammenfassungen aus strukturierten Workflow-Ergebnissen, wiederkehrende Dokumente, E-Mail-Entwürfe zur Prüfung, Slides aus gesammelten Informationen, gebrandete Dokumente aus standardisierten Anweisungen, und Projektdokumentation.

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Beispiel

Ein Workflow erhält Meeting Notes aus einem früheren Schritt. Ein Workflow-Output-Knoten wandelt das Ergebnis in ein strukturiertes HTML-Dokument um.

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FAQ