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Die Wissensdatenbank ist das zentrale Gehirn Ihrer KI-Plattform. Sie versorgt Chats, Agenten und Projekte mit aktuellem Wissen und ermöglicht es Ihnen, alle relevanten Dokumente strukturiert zu verwalten und automatisch zu synchronisieren. De Wissensdatenbank Die Wissensdatenbank stellt sicher, dass:
  • Dateien automatisch synchronisiert werden und die KI jederzeit mit aktuellen Informationen arbeitet.
  • Teamarbeit unterstützt wird, da Wissensordner mit einzelnen Personen oder dem gesamten Team geteilt und Zugriffsrechte pro Person gesteuert werden können.
  • eine flexible Organisation ermöglicht wird, mit unbegrenzt vielen Wissensordnern, Unterordnern und dem direkten Upload kompletter Ordnerstrukturen.
  • Dokumente schnell auffindbar sind, da eine Volltextsuche nach Titel, Dateiname oder Inhalt jederzeit den direkten Zugriff auf das benötigte Wissen ermöglicht.
Datenschutz steht an erster Stelle. Alle Informationen werden gemäß höchster Datenschutzstandards behandelt. Ihre sensiblen Daten bleiben sicher und werden nur für die von Ihnen festgelegten Zwecke genutzt.

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Wie organisiere ich Dateien in der Wissensdatenbank sinnvoll?

Die Wissensdatenbank dient als gemeinsame Grundlage für die Zusammenarbeit zwischen Teams und KI. Inhalte in der Wissensdatenbank werden dabei als Kontext genutzt, damit die KI Antworten und Texte stets auf Basis Ihrer Daten erstellt. Jedes Team organisiert seinen eigenen Wissensbereich und übernimmt die Verantwortung für Inhalte und Struktur. Beispiele:
  • Das Marketing-Team pflegt den Ordner „Marketing“ mit Brand Guidelines, Kampagnenmaterialien, Produkttexten und Social-Media-Vorlagen.
  • Das Vertriebs-Team organisiert den Ordner „Vertrieb“ mit Präsentationen, Angebotsvorlagen, Argumentationsleitfäden und Preislisten.
  • Das Rechts- oder Compliance-Team verwaltet den Ordner „Recht & Richtlinien“ mit Verträgen, Datenschutzrichtlinien, Freigaben, Vorlagen und verbindlichen Formulierungen.
En Knowledgebase Multiplefolders2 💡 Tipps zur Datenhygiene
  • Starten Sie schlank – mit einer klaren und intuitiven Ordnerstruktur.
  • Strukturieren Sie Ihre Wissensordner z. B. nach Abteilungen, Teams oder Use Cases.
  • Nutzen Sie nur relevante und aktuelle Inhalte – vermeiden Sie veraltete Inhalte.

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Wie ist die Wissensdatenbank aufgebaut?

Die Wissensdatenbank ist in drei Bereiche gegliedert, damit Sie Ihre Dateien schnell finden und übersichtlich organisieren können. Meine Dateien Ihr persönlicher, privater Bereich mit folgenden Eigenschaften:
  • Laden Sie neue Dateien hoch oder erstellen Sie direkt ein neues Dokument
  • Zeigt alle Dateien, die Sie erstellt oder hochgeladen haben, sowie Dateien, die andere mit Ihnen geteilt haben
  • Dateien, die Sie in einem Chat hochladen oder in nuwacom erstellen (Dokumente und Meeting-Notes) werden automatisch hier gespeichert
  • Dieser Bereich ist nur für Sie sichtbar
Mit mir geteilt Ein dedizierter Bereich für alle Dateien und Ordner, die andere Workspace-Mitglieder mit Ihnen geteilt haben:
  • Alle geteilten Inhalte an einem Ort
  • Finden Sie schnell, was Kollegen mit Ihnen geteilt haben
Wissensordner Die Basis Ihrer Wissensorganisation für Sie und Ihr Team:
  • Neue Ordner starten privat und können bei Bedarf mit Einzelpersonen oder dem gesamten Workspace geteilt werden
  • Strukturieren Sie Ihre Wissensordner nach Abteilungen, Teams oder Use Cases
  • Erstellen Sie beliebig viele Wissensordner
  • Organisieren Sie Wissen in Hierarchien mit Unterordnern
  • Dateien aus Sharepoint, GoogleDrive oder Onedrive werden automatisch synchronisiert, und die KI arbeitet jederzeit mit aktuellen Informationen

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Wie füge ich Dateien zur Wissensdatenbank hinzu?

Hochgeladene Dateien sowie jeder neu erstellte Wissensordner sind standardmäßig privat und nur für Sie sichtbar. Sie entscheiden aktiv, wann und mit wem Sie Ihre Inhalte teilen möchten. Erstellen Sie Wissensordner, um wichtige Dokumente gezielt hochzuladen und übersichtlich nach Abteilungen, Teams oder Projekten zu strukturieren. Jedes Team – ob Marketing, Vertrieb, Produkt oder Recht – kann seinen eigenen Wissensordner mit Unterordnern einrichten:
  • Klare Zuständigkeit: Jedes Team verwaltet seinen Bereich eigenverantwortlich
  • Schnellere Einarbeitung: Neue Teammitglieder finden strukturiertes Wissen sofort
  • Skalierbarkeit: Neue Teams und Ordner lassen sich jederzeit ergänzen
Beispiel:
Erstellen Sie einen Marketing-Wissensordner und strukturieren Sie ihn mit Unterordnern wie Brand Guidelines, Kampagnen, Produkttexte oder Social Media. Laden Sie dort alle relevanten Dokumente hoch, damit die KI Inhalte markenkonform und konsistent erstellt und Fragen stets auf Basis der aktuellen Informationen beantwortet. So funktioniert’s:
  1. Navigieren Sie zur Wissensdatenbank.
  2. Erstellen Sie einen neuen Wissensordner und vergeben Sie einen eindeutigen Namen, zum Beispiel „Marketing“.
  3. Laden Sie die relevanten Dateien hoch, die die KI und Ihr Team als Kontext für die Beantwortung von Fragen oder die Erstellung von Inhalten nutzen sollen. Für das Hinzufügen von Inhalten stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung:
    • Externe Konnektoren synchronisieren: Binden Sie Dateien aus OneDrive, Google Drive und SharePoint direkt in Ihre Wissensdatenbank ein.
    • Dateien hochladen: Laden Sie einzelne Dateien wie PDFs, Präsentationen, Word-Dokumente oder Tabellen direkt in den Wissensordner hoch.
    • Ordner hochladen: Laden Sie komplette Ordnerstrukturen auf einmal hoch. Unterordner und enthaltene Dateien werden automatisch übernommen.
    • Drag & Drop: Ziehen Sie Dateien oder Ordner direkt in die Wissensdatenbank
    • Dokument erstellen: Erstellen Sie ein neues Dokument direkt in nuwacom, zum Beispiel für Notizen, Briefings oder interne Richtlinien.
  4. Laden Sie Ihr Team ein, dieses Wissen gemeinsam zu nutzen. Wie das funktioniert, erfahren Sie weiter unten auf dieser Seite.
  5. Binden Sie den Wissensordner in Chats, Agenten und Projekten ein. Aktualisieren Sie ihn einmal, und Änderungen werden automatisch überall übernommen.
Tipp: Fügen Sie bei der Konfiguration von Agenten ganze Ordner oder einzelne Dateien als Wissen hinzu, um den Agenten einmal mit relevantem Kontext auszustatten und dieses dauerhaft für wiederkehrende Aufgaben zu nutzen. Mehr erfahren.

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Welche Dateiformate werden unterstützt?

Klartext & Markup
  • application/json
  • text/plain
  • text/markdown
  • text/html
  • application/xml
  • text/xml
  • text/x-rst
  • application/rtf
  • text/rtf
E-Mails & Nachrichten
  • application/vnd.ms-outlook
  • message/rfc822
Bilder
  • image/jpeg
  • image/png
  • image/webp
  • image/gif (nicht-animiert)
Dokumente (Office & Standard)
  • application/msword
  • application/vnd.openxmlformats-officedocument.wordprocessingml.document
  • application/vnd.oasis.opendocument.text
  • application/epub+zip
Tabellen & Spreadsheets
  • text/csv
  • application/vnd.ms-excel
  • application/vnd.openxmlformats-officedocument.spreadsheetml.sheet
Präsentationen
  • application/vnd.ms-powerpoint
  • application/vnd.openxmlformats-officedocument.presentationml.presentation
PDF
  • application/pdf
Google Drive
  • application/vnd.google-apps.document
  • application/vnd.google-apps.spreadsheet
  • application/vnd.google-apps.presentation
nuwacom-Dokumente
  • nuwacom Dokumente
  • nuwacom Meeting Notizen

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Wie teile ich Dateien mit meinem Team?

Hochgeladene Dateien sowie jeder neu erstellte Wissensordner sind standardmäßig privat und nur für Sie sichtbar. Sie entscheiden aktiv, wann und mit wem Sie Ihre Inhalte teilen möchten. Wissensdatenbank Ordnerteilen So funktioniert das Teilen
  1. Öffnen Sie den Wissensordner und klicken Sie auf Teilen.
  2. Wählen Sie eine Person oder mehrere Personen aus, oder geben Sie den Ordner für den gesamten Workspace frei.
  3. Legen Sie pro Person (oder für den Workspace) die Rechte fest.
Berechtigungen
  • Lesen: Dateien ansehen, aber nicht bearbeiten.
  • Bearbeiten: Dateien ansehen, hinzufügen, ändern oder löschen.
  • Zugriff entfernen: Freigabe jederzeit widerrufen.
Beispiel
Ein Ordner „Richtlinien & Vorlagen“ startet privat und wird anschließend gezielt freigegeben, etwa mit Leserechten für das Marketing, sodass Inhalte eingesehen und genutzt, aber nicht verändert werden können, sowie mit Bearbeitungsrechten für das Legal-Team, das die Inhalte ergänzen, aktualisieren oder entfernen darf.

Wichtig: Vererbung von Berechtigungen

  • Nur Wissensordner (Root-Ordner) können geteilt werden
  • Unterordner erben automatisch die Berechtigungen des übergeordneten Wissensordners
  • Wenn Sie einen Wissensordner mit jemandem teilen, erhält diese Person automatisch Zugriff auf alle darin enthaltenen Unterordner und Dateien
  • Eine separate Freigabe einzelner Unterordner ist nicht möglich
Beispiel
Wird der Wissensordner „Richtlinien & Vorlagen“ mit einer Person geteilt, erhält diese automatisch Zugriff auf alle enthaltenen Unterordner und Dateien. Die vergebenen Rechte (Lesen oder Bearbeiten) gelten dabei immer für den gesamten Wissensordner. Eine separate Freigabe einzelner Unterordner ist nicht möglich.

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Externe Konnektoren synchronisieren

Wissensdatenbank De Binden Sie Dateien aus OneDrive, Google Drive und SharePoint direkt in Ihre Wissensdatenbank ein. So arbeiten Sie in nuwacom immer mit aktuellen Inhalten, ohne Dateien manuell hochladen oder pflegen zu müssen. Die KI extrahiert die Inhalte und nutzt sie als Grundlage für präzise Antworten in Chats, Agenten und Projekten. Ihre Vorteile
  • Automatische Synchronisierung: Änderungen in externen Datenquellen fließen in Echtzeit in Ihre Wissensdatenbank.
  • Strukturerhalt: Ordnerstrukturen bleiben erhalten.
  • Keine manuellen Updates: Die KI nutzt automatisch die neuesten Inhalte.
  • Eine Quelle der Wahrheit: Keine Versionskonflikte, keine Duplikate.
Hinweis: Nur Admins und Super-Admins können externe Konnektoren mit der Wissensdatenbank synchronisieren.

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Webinar

Sehen Sie in der Aufzeichnung, wie Sie Ihre Wissensdatenbank mit OneDrive, Google Drive und SharePoint automatisch aktuell halten.

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FAQ

Nur Admins und Superadmins können externe Konnektoren mit der Wissensdatenbank synchronisieren.
Die Konnektoren müssen in Ihren Workspace-Einstellungen freigeschaltet werden. Navigieren Sie zu Workspace-Einstellungen > Konnektoren > Verfügbare Konnektoren, um die gewünschten Konnektoren freizuschalten.
Aktuell können Sie OneDrive, Google Drive und SharePoint anbinden. Kontaktieren Sie unser Team, wenn Sie weitere Datenquellen anbinden möchten oder mehr über individuelle Integrationslösungen erfahren wollen.
Die Synchronisierung erfolgt in eine Richtung. Änderungen in der externen Quelle werden automatisch in nuwacom aktualisiert. Änderungen in nuwacom werden jedoch nicht in das externe System zurückgeschrieben.
Neue Dateien werden automatisch synchronisiert. Dieser Vorgang kann einige Minuten in Anspruch nehmen.
Nein. Das Löschen einer Datei in nuwacom entfernt diese nur aus dem nuwacom-Ordner. Die Originaldatei in der externen Datenquelle bleibt unverändert.
Dateien mit automatischer Synchronisierung sind durch ein kleines Wolkensymbol neben dem Dokumentnamen gekennzeichnet. So ist jederzeit erkennbar, welche Dateien automatisch synchronisiert werden und welche nicht.
Nein. Es wird ausschließlich der Inhalt extrahiert. Die Originaldateien werden nicht in nuwacom gespeichert.
Dateien, die Sie in „Meine Dateien” synchronisieren, bleiben privat und sind nur für Sie sichtbar. Auch Dateien in einem neuen Wissensordner sind zunächst privat. Diese Inhalte werden erst dann für andere zugänglich, wenn Sie den Wissensordner aktiv mit Benutzenden, Benutzergruppen oder dem gesamten Workspace teilen.
Wenn Sie Dateien aus externen Konnektoren synchronisieren, sind diese zunächst nur für Sie sichtbar. Um die Inhalte zu teilen, stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:1. Dateien direkt in einen geteilten Wissensordner hochladen
Laden Sie Dateien direkt in einen Wissensordner hoch, der bereits mit anderen geteilt ist.2. Dateien nachträglich teilen
Verschieben Sie die Dateien per Drag & Drop in einen geteilten Wissensordner. Die Dateien sind anschließend automatisch für alle Personen mit entsprechenden Zugriffsrechten sichtbar.
Nein. Die Zugriffsrechte aus SharePoint, OneDrive oder Google Drive werden nicht nach nuwacom übertragen. Der Zugriff richtet sich nach dem Wissensordner, in dem die synchronisierten Dateien landen.
Wird ein Wissensordner für Benutzer A freigegeben, obwohl dieser im Konnektor über keine Berechtigung verfügt, erhält Benutzer A durch die Freigabe innerhalb von nuwacom dennoch Zugriff auf die synchronisierten Inhalte. Die Berechtigungen im Quellsystem bleiben davon unberührt.

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So funktioniert’s

  1. Navigieren Sie zur Wissensdatenbank.
  2. Wählen Sie einen Wissensordner und klicken Sie auf Hinzufügen.
  3. Wählen Sie den gewünschten Konnektor aus, zum Beispiel SharePoint.
  4. Verbinden Sie Ihren Account, falls noch nicht geschehen.
  5. Wählen Sie Ordner oder einzelne Dateien mit einem Klick aus und fügen Sie sie dem Wissensordner hinzu.
Ergebnis: Ausgewählte Inhalte sind in Sekunden verbunden, bleiben automatisch synchronisiert und sind zunächst nur für Sie sichtbar. Die KI extrahiert die Inhalte und nutzt sie als Wissensgrundlage. So liefert sie präzise, kontextbezogene Antworten in Chats, Agenten und Projekten.

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Webcrawler

Mit der integrierten Web-Crawler-Funktion können Sie Inhalte von öffentlich zugänglichen Webseiten automatisch in Ihre Wissensdatenbank integrieren.
Kontaktieren Sie unser Team, um mehr über die individuellen Integrationslösungen zu erfahren und den Webcrawler für Ihre spezifischen Anforderungen zu konfigurieren.
Funktionsweise
  • Regelmäßige Analyse: Der Webcrawler überprüft angegebene Webseiten kontinuierlich
  • Echtzeit-Erkennung: Änderungen werden automatisch erkannt und synchronisiert
  • Dynamische Inhalte: Auch sich ändernde Webseiten bleiben aktuell
Anwendungsfälle
  • Unternehmenswebseiten
  • Produktdokumentationen
  • Öffentliche Wissensdatenbanken
  • Branchennews und Updates

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FAQ: Häufig gestellte Fragen

Nur Sie selbst. Dieser Bereich ist privat und kann nicht geteilt werden.
Standardmäßig ist ein Wissensordner nur für den Ersteller sichtbar. Nach dem Anlegen können Sie den Ordner gezielt mit einzelnen Personen oder mit dem gesamten Workspace teilen. Für jede Person wählen Sie aus, ob sie den Ordner lesen oder bearbeiten darf. Der Zugriff lässt sich jederzeit ändern oder komplett entfernen.
Nur Wissensordner (Root-Ordner) können geteilt werden. Unterordner erben automatisch die Berechtigungen des übergeordneten Wissensordners und können nicht separat geteilt werden.
Strukturieren Sie Ihre Wissensdatenbank so, dass sie den täglichen Arbeitsbedarf Ihrer Teams widerspiegelt. Hinterlegen Sie relevante, aktuelle Inhalte zentral und klar gegliedert, zum Beispiel nach Abteilungen, Teams oder Use Cases. So arbeiten Mitarbeitende und KI mit derselben verlässlichen Wissensbasis und erzeugen konsistente Ergebnisse. Starten Sie schlank mit einer intuitiven Ordnerstruktur und vermeiden Sie veraltete oder doppelte Inhalte.
Die Anbindung externer Datenquellen erfolgt aktuell über unser Team. Bitte kontaktieren Sie uns, damit wir die Synchronisation für Sie einrichten können. Ein Self-Service-Zugang zur eigenständigen Anbindung externer Quellen ist bereits in Vorbereitung und wird in Kürze verfügbar sein.
Ja, Sie können Wissensordner als Kontext für Chats, Agenten und Projekte nutzen. Aktualisieren Sie den Wissensordner einmal in der Wissensdatenbank, und die Änderungen werden automatisch überall übernommen.
Admins, Super Admins und Editoren können Wissensordner erstellen und diese mit anderen Personen teilen. Dabei vergeben sie Lese- oder Bearbeitungsrechte pro Nutzer.Leser haben ausschließlich Zugriff auf freigegebene Wissensordner mit Leserechten. Sie können keine neuen Wissensordner anlegen, keine Dokumente hochladen und keine Dateien verwalten.
Wenn Sie Dateien hochladen, sind diese zunächst nur für Sie sichtbar. Um die Inhalte mit Benutzern zu teilen, stehen Ihnen zwei einfache Möglichkeiten zur Verfügung:1. Dateien direkt in einen geteilten Wissensordner hochladen
Laden Sie Dateien direkt in einen Wissensordner hoch, der bereits mit anderen Nutzern geteilt ist.2. Dateien nachträglich teilen
Verschieben Sie die Dateien per Drag & Drop in einen Wissensordner, der mit anderen Benutzern geteilt wurde. Die Dateien sind anschließend automatisch für alle Personen mit entsprechenden Zugriffsrechten sichtbar.