Wissen

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Überblick

Dateien, Notizen und verbundene Quellen liegen an einem zentralen Ort. Wissen ist der zentrale Speicher, der Chats, Agenten und Projekte mit aktuellen Informationen versorgt und jedes relevante Dokument strukturiert und automatisch synchronisiert hält. Alles, worauf ein Team zugreift, kommt an einem durchsuchbaren Ort zusammen: In nuwacom nativ erstellte Inhalte sowie Inhalte, die aus externen Tools wie SharePoint oder Google Drive hochgeladen oder synchronisiert werden, lassen sich über eine einzige Oberfläche finden, organisieren und weiterverwenden.

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Zentrale Vorteile

• Alle Quellen, einschließlich Datenkonnektoren wie SharePoint sowie synchronisierter Bereiche und Ordner aus Confluence oder Google Drive, erscheinen direkt in der Seitenleiste.
• Neue Inhalte entstehen direkt im Wissen, wobei Dokumente, Folien, Notizen, E-Mails, Bilder und Videos an Ort und Stelle erzeugt werden.
• Mehrere Dateien lassen sich gleichzeitig auswählen, um gemeinsam einen Chat zu starten, sie zu verschieben, zu teilen oder herunterzuladen; ein Chat kann auch direkt aus einer einzelnen Datei gestartet werden.
• Inhalte werden über die Volltextsuche im gesamten Wissen schnell gefunden, kombiniert mit Filtern nach Typ, Quelle, Datum, Person oder Projekt.
• Die Zusammenarbeit im Team wird unterstützt, sodass sich Haupt- und Unterordner mit einzelnen Personen oder dem gesamten Team teilen lassen, während Zugriffsrechte präzise verwaltet werden.

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Wann Wissen genutzt wird

Wissen kommt zum Einsatz, wenn die gesammelten Informationen eines Unternehmens, also verbundene Quellen und gespeicherte Inhalte, an einem Ort zusammenkommen sollen, um die Arbeit mit KI zu unterstützen. Dokumente, Notizen, Dateien und verbundene Quellen liefern die Informationen, auf die Chats, Agenten und Projekte zugreifen, um Fragen zu beantworten, Inhalte zu erzeugen, Daten zu analysieren und Arbeitsabläufe zu unterstützen.

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Was sich mit Wissen tun lässt

• Inhalte an einem zentralen Ort ablegen, organisieren und zuverlässig wiederfinden.
• Neue Dokumente, Folien, Notizen, E-Mails, Bilder und Videos direkt erstellen.
• Aus einer Datei heraus einen Chat starten oder die Datei im passenden Editor bearbeiten.
• Externe Konnektoren anbinden und deren Dateien im Workspace durchsuchbar machen.
• Ordner gezielt mit einzelnen Personen oder dem gesamten Team teilen.

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Wie es funktioniert

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Übersicht

Inhalte sind über mehrere zentrale Bereiche organisiert:

• Meine Ablage enthält persönliche Inhalte.
• Mit mir geteilt bündelt Dateien und Ordner, die andere geteilt haben.
• Die Tabellenansicht listet die Inhalte des aktuellen Orts strukturiert und sortierbar auf.
• Die Suchleiste durchsucht das gesamte Wissen.

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Die Tabellenansicht

Dateien, Notizen und verbundene Quellen werden in einer Tabelle dargestellt. Jede Spalte lässt sich sortieren, und ein Kontrollkästchen in jeder Zeile ermöglicht die Mehrfachauswahl für Sammelaktionen. Über die Spaltenüberschrift wird die Tabelle sortiert, wobei die Reihenfolge zwischen aufsteigend und absteigend wechselt.

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Filtern

Zwei Bedienelemente grenzen die aktuelle Ansicht ein. Beide lassen sich miteinander und mit der Suche kombinieren, um die Ergebnisse auf eine präzise Auswahl zu reduzieren. Die Schaltfläche Personen filtert Inhalte nach Person. Ein Feld Personen suchen findet jemanden schnell, und drei Bereiche verfeinern die Ergebnisse: Alle liefert jedes mit der Person verknüpfte Element, Ersteller beschränkt auf von ihr erstellte Elemente, und Geteilt mit beschränkt auf Elemente, die mit ihr geteilt wurden. Die Schaltfläche Filter grenzt die Ansicht nach Attribut ein:

• Typ filtert nach Format der Ressource, etwa Ordner, PDFs, Bilder oder Notizen.
• Quelle filtert nach Herkunft, etwa nuwacom oder eine bestimmte synchronisierte Verbindung.
• Geändert filtert nach Zeitraum, mit Optionen wie Beliebiges Datum, Letzte 24 Stunden, Letzte 7 Tage, Letzte 30 Tage und Letztes Jahr.
• Erstellt filtert nach Erstellungsdatum, mit Beliebiges Datum, Letzte 24 Stunden, Letzte 7 Tage, Letzte 30 Tage und Letztes Jahr.
• Projekt filtert nach zugeordnetem Projekt, mit einem Feld Projekte suchen zum schnellen Auffinden.

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Dateien hinzufügen

Die Schaltfläche +Hinzufügen bringt vorhandene Inhalte ins Wissen. Das Menü umfasst:

• Neuer Ordner erstellt einen leeren Ordner zum Organisieren von Inhalten.
• Ordner hochladen importiert einen gesamten Ordner samt Inhalt.
• Dateien hochladen importiert einzelne Dateien vom Gerät.
• Synchronisierte Verbindungen bindet externe Dienste wie SharePoint und Google Drive an, sodass deren Dateien im Workspace verfügbar und durchsuchbar bleiben.

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Inhalte erstellen

Die Schaltfläche +Erstellen erzeugt neue Inhalte direkt im Wissen. Das neue Element entsteht am aktuellen Ort und erscheint nach dem Speichern in der Tabelle. Verfügbare Formate:

• Dokument schreibt strukturierte Inhalte wie Konzepte oder Berichte.
• Slides erzeugt Präsentationsfolien für Meetings oder Pitches.
• Notizen hält Ideen oder Besprechungsnotizen fest.
• E-Mails verfasst professionelle E-Mails.
• Bilder erstellt visuelle Inhalte aus einer Beschreibung.
• Videos erstellt Videos auf Basis von Textbeschreibungen.

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Arbeiten mit ausgewählten Dateien

Die Auswahl einer Datei in der Ansicht Wissen öffnet ein Panel mit einer Vorschau und zwei direkten Aktionen: Chat starten und Bearbeiten. Beide behalten die ausgewählte Datei als Arbeitskontext, sodass sich eine Datei in eine Unterhaltung oder in ihren Editor überführen lässt, ohne erneut angehängt zu werden.

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Chat aus einer Datei starten

1. Das Wissen öffnen und die Datei über die Ordnerstruktur oder das Feld Wissen durchsuchen finden.
2. Die Datei auswählen, um die Vorschau zu öffnen.
3. Chat starten wählen, um eine neue Unterhaltung mit der Datei als angehängter Datei zu öffnen.
4. Die Aufgabe im Eingabefeld beschreiben und die Anfrage senden.

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Eine Datei bearbeiten

1. Die Datei im Wissen auswählen, um die Vorschau zu öffnen.
2. Bearbeiten wählen, um die Datei im Editor zu öffnen.
3. Änderungen mit den Werkzeugen des Editors vornehmen.

Welcher Editor sich öffnet, hängt vom Dateityp ab: Slides öffnen im Slides-Editor, andere Dateitypen in ihren jeweiligen Editoren.

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Wie organisiere ich Dateien in der Wissensdatenbank sinnvoll?

Die Wissensdatenbank ist die gemeinsame Grundlage für die Zusammenarbeit zwischen deinem Team und der KI. Inhalte daraus werden als Kontext genutzt, damit die KI Antworten und Texte immer auf Basis deiner Daten erstellt. Jedes Team organisiert seinen eigenen Wissensbereich und übernimmt die Verantwortung für Inhalte und Struktur. Beispiele:

• Das Marketing-Team pflegt den Ordner „Marketing“ mit Brand Guidelines, Kampagnenmaterialien, Produkttexten und Social-Media-Vorlagen.
• Das Vertriebs-Team organisiert den Ordner „Vertrieb“ mit Präsentationen, Angebotsvorlagen, Argumentationsleitfäden und Preislisten.
• Das Rechts- oder Compliance-Team verwaltet den Ordner „Recht & Richtlinien“ mit Verträgen, Datenschutzrichtlinien, Freigaben, Vorlagen und verbindlichen Formulierungen.

💡 Tipps zur Datenhygiene

• Starte schlank – mit einer klaren und intuitiven Ordnerstruktur.
• Strukturiere deine Ordner z. B. nach Abteilungen, Teams oder Use Cases.
• Nutze nur relevante und aktuelle Inhalte – vermeide veraltete Inhalte.

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Wie füge ich Dateien zur Wissensdatenbank hinzu?

Hochgeladene Dateien sowie jeder neu erstellte Ordner sind standardmäßig privat und nur für dich sichtbar. Du entscheidest aktiv, wann und mit wem du deine Inhalte teilst. Erstelle Ordner, um wichtige Dokumente gezielt hochzuladen und übersichtlich nach Abteilungen, Teams oder Projekten zu strukturieren. Jedes Team – ob Marketing, Vertrieb, Produkt oder Recht – kann seinen eigenen Ordner mit Unterordnern einrichten:

• Klare Zuständigkeit: Jedes Team verwaltet seinen Bereich eigenverantwortlich
• Schnellere Einarbeitung: Neue Teammitglieder finden strukturiertes Wissen sofort
• Skalierbarkeit: Neue Teams und Ordner lassen sich jederzeit ergänzen

Beispiel:
Erstelle einen Marketing-Ordner und strukturiere ihn mit Unterordnern wie Brand Guidelines, Kampagnen, Produkttexte oder Social Media. Lade dort alle relevanten Dokumente hoch, damit die KI Inhalte markenkonform und konsistent erstellt und Fragen immer auf Basis aktueller Informationen beantwortet. So funktioniert’s:

1. Navigiere zur Wissensdatenbank.
2. Erstelle einen neuen Ordner und vergebe einen eindeutigen Namen, zum Beispiel „Marketing“.
3. Lade die relevanten Dateien hoch, die die KI und dein Team als Kontext nutzen sollen. Dafür hast du mehrere Möglichkeiten:
   • Externe Konnektoren synchronisieren: Binde Dateien aus OneDrive, Google Drive und SharePoint direkt ein.
   • Dateien hochladen: Lade einzelne Dateien wie PDFs, Präsentationen, Word-Dokumente oder Tabellen hoch.
   • Ordner hochladen: Lade komplette Ordnerstrukturen auf einmal hoch. Unterordner und Inhalte werden automatisch übernommen.
   • Drag & Drop: Ziehe Dateien oder Ordner direkt in die Wissensdatenbank.
   • Dokument erstellen: Erstelle neue Inhalte direkt in nuwacom, z. B. Notizen, Briefings oder Richtlinien.
4. Lade dein Team ein, dieses Wissen gemeinsam zu nutzen.
5. Binde den Ordner in Chats, Agenten und Projekte ein. Aktualisierst du ihn, werden Änderungen automatisch überall übernommen.

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Welche Dateiformate werden unterstützt?

Unterstützte Dateiformaten

Klartext & Markup

• application/json
• text/plain
• text/markdown
• text/html
• application/xml
• text/xml
• text/x-rst
• application/rtf
• text/rtf

E-Mails & Nachrichten

• application/vnd.ms-outlook
• message/rfc822

Bilder

• image/jpeg
• image/png
• image/webp
• image/gif (nicht-animiert)

Dokumente (Office & Standard)

• application/msword
• application/vnd.openxmlformats-officedocument.wordprocessingml.document
• application/vnd.oasis.opendocument.text
• application/epub+zip

Tabellen & Spreadsheets

• text/csv
• application/vnd.ms-excel
• application/vnd.openxmlformats-officedocument.spreadsheetml.sheet

Präsentationen

• application/vnd.ms-powerpoint
• application/vnd.openxmlformats-officedocument.presentationml.presentation

PDF

• application/pdf

Audio

• .mp3
• .wav
• .ogg
• .flac
• .aac
• .aiff
• .m4a
• .mp4
• .webm

Google Drive

• application/vnd.google-apps.document
• application/vnd.google-apps.spreadsheet
• application/vnd.google-apps.presentation

nuwacom-Dokumente

• nuwacom Dokumente
• nuwacom Meeting Notizen

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Wie teile ich Dateien mit meinem Team?

Hochgeladene Dateien sowie jeder neu erstellte Ordner sind standardmäßig privat und nur für dich sichtbar. Du entscheidest aktiv, wann und mit wem du deine Inhalte teilst.

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So funktioniert das Teilen

1. Öffne den Ordner und klicke auf Teilen.
2. Wähle eine oder mehrere Personen aus oder gib den Ordner für den gesamten Workspace frei.
3. Lege die Rechte pro Person (oder Workspace) fest.

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Berechtigungen

• Lesen: Dateien ansehen, aber nicht bearbeiten.
• Bearbeiten: Dateien ansehen, hinzufügen, ändern oder löschen.
• Zugriff entfernen: Freigabe jederzeit widerrufen.

Beispiel
Ein Ordner „Richtlinien & Vorlagen“ startet privat und wird anschließend gezielt freigegeben – z. B. mit Leserechten für Marketing und Bearbeitungsrechten für das Legal-Team.

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Externe Konnektoren synchronisieren

Binde Dateien aus OneDrive, Google Drive und SharePoint direkt in deine Wissensdatenbank ein. So arbeitest du in nuwacom immer mit aktuellen Inhalten, ohne Dateien manuell hochladen oder pflegen zu müssen. Die KI extrahiert die Inhalte und nutzt sie als Grundlage für präzise Antworten in Chats, Agenten und Projekten. Deine Vorteile

• Automatische Synchronisierung: Änderungen in externen Datenquellen fließen in Echtzeit in deine Wissensdatenbank.
• Strukturerhalt: Ordnerstrukturen bleiben erhalten.
• Keine manuellen Updates: Die KI nutzt automatisch die neuesten Inhalte.
• Eine Quelle der Wahrheit: Keine Versionskonflikte, keine Duplikate.

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So funktioniert’s

1. Navigiere zur Wissensdatenbank.
2. Wähle einen Bereich und klicke auf Hinzufügen.
3. Wähle den gewünschten Konnektor aus, zum Beispiel SharePoint.
4. Verbinde deinen Account, falls noch nicht geschehen.
5. Wähle Ordner oder einzelne Dateien mit einem Klick aus und füge sie dem Ordner hinzu.

Ergebnis: Ausgewählte Inhalte sind in Sekunden verbunden, bleiben automatisch synchronisiert und sind zunächst nur für dich sichtbar. Die KI extrahiert die Inhalte und nutzt sie als Wissensgrundlage. So liefert sie präzise, kontextbezogene Antworten in Chats, Agenten und Projekten.

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FAQ

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Webcrawler

Mit der integrierten Web-Crawler-Funktion kannst du Inhalte von öffentlich zugänglichen Webseiten automatisch in deine Wissensdatenbank integrieren. Funktionsweise

• Regelmäßige Analyse: Der Webcrawler überprüft angegebene Webseiten kontinuierlich
• Echtzeit-Erkennung: Änderungen werden automatisch erkannt und synchronisiert
• Dynamische Inhalte: Auch sich ändernde Webseiten bleiben aktuell

Anwendungsfälle

• Unternehmenswebseiten
• Produktdokumentationen
• Öffentliche Wissensdatenbanken
• Branchennews und Updates

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FAQ: Häufig gestellte Fragen